Digitaler Check-In

Der digitale Meldeschein im Hotel - die rechtskonforme Lösung

von Selina Strobel | 04.02.2020 | Lesedauer: 6 Minuten


Der elektronische Meldeschein kann mit dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz III seit Anfang des Jahres im Hotel eingesetzt werden. Wir erklären Ihnen, wie eine rechtskonforme und technisch sichere Lösung aussehen kann. Die Antwort liefert die Strong Customer Authentication, kurz SCA. Über diese Methode kann der digitale Prozess gesetzeskonform abgewickelt werden, bei den Gästen ist dafür lediglich der Besitz eines Smartphones nötig. Der digitale Meldeschein kann so entweder über das eigene Endgerät des Gastes oder über ein Tablet bzw. Kiosk an der Rezeption durchgeführt werden. Bei beiden Optionen wird der Gast gemäß des Bürokratieentlastungsgesetzes III über das 2 Faktor Verfahren (Starke Kundenauthentifizierung) sicher identifiziert.

 

Digitaler Meldeschein über das eigene Endgerät / Smartphone

Hierbei dient das eigene Endgerät des Gastes als erster Faktor der Kundenauthentifizierung, der Fingerabdruck beziehungsweise die Face ID des Gastes als zweiter Faktor (2 Faktoren = Starke Kundenauthentifizierung).

Der Gast füllt also alle für den Meldeschein relevanten Daten über sein eigenes Gerät aus (1. Faktor der Authentifizierung) und gibt im Anschluss einen Fingerabdruck ab oder es wird die Face ID abgefragt (2. Faktor der Authentifizierung). Die Daten werden als PDF abgespeichert und können bei einem Behördenbesuch schnell und einfach vom Hotelpersonal abgerufen werden. 

 

Digitaler Meldeschein über ein Tablet / Kiosk an der Rezeption im Hotel

Hierbei dient ebenfalls das eigene Endgerät des Gastes als erster Faktor, der Fingerabdruck beziehungsweise die Face ID als zweiter Faktor der starken Kundenauthentifizierung.

In der Praxis läuft das dann so ab, dass der Gast alle Daten für den Meldeschein bei der Ankunft im Hotel über ein Tablet an der Rezeption ausfüllt. Am Ende wird ein Link bzw. ein QR-Code angezeigt. Dieser scannt der Gast mit seinem eigenen Gerät (1. Faktor der Authentifizierung) bzw. gibt den Link in den Browser auf seinem eigenen Smartphone ein. Es öffnet sich dann automatisch eine App, dort kann er dann seinen Fingerabdruck bzw. die Face ID abgeben (2. Faktor der Authentifizierung) und der Prozess ist abgeschlossen. Auch hier werden die Daten als PDF gespeichert und können so jederzeit abgerufen werden.

 

Digitaler Meldeschein mit einfacher digitaler Unterschrift

Alternativ können Sie über CODE2ORDER zusätzlich die einfache digitale Unterschrift anstatt der rechtskonformen Authentifizierung anbieten. Dies greift in den Fällen, in denen eine rechtskonforme Authentifizierung des Gastes durch das Gerät des Gastes nicht möglich ist (die Fingerabdruck- oder Face ID-Funktion nicht aktiviert ist) oder der Gast eine Authentifizierung über den Fingerabdruck oder die Face-ID nicht möchte. In diesen Fällen wird automatisch die einfache digitale Unterschrift abgefragt.

Gäste, die kein Smartphone besitzen, können die Daten für den Meldeschein direkt über ein Tablet an der Rezeption eingeben und mit einer einfachen digitalen Unterschrift bestätigen.



Fazit und Empfehlung für die Praxis 

Eine Kombination aus der rechtskonformen Authentifizierung und der einfachen digitalen Unterschrift der Gäste stellt unserer Meinung nach unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage die beste Lösung dar. Wenn das Gerät des Gastes eine rechtskonforme Authentifizierung zulässt und der Gast dieser Authentifizierung zustimmt, kann der Meldeschein rechtskonform digital abgewickelt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine einfache digitale Unterschrift vom Gast verlangt werden. So wird ein lückenloser digitaler Prozess gewährleistet.



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