Digitaler Check-In

5 Gründe, wieso Sie jetzt auf den digitalen Meldeschein setzen sollten

von Selina Strobel | 04.02.2020 | Lesedauer: 8 Minuten


Der digitale Meldeschein spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Prozessen in der Hotellerie. Die Vorgaben des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes III zur digitalen Unterschrift beziehungsweise der sicheren und gesetzeskonformen Identifizierung der Gäste lässt jedoch einige Betriebe mit der Einführung noch zögern. Wie eine sichere und gesetzeskonforme Lösung aussehen kann, erfahren Sie hier. Dass es bereits technische Lösungen zur Umsetzung des digialen Meldescheins gibt, steht also außer Frage. Wir haben Ihnen noch weitere Gründe zusammengestellt, warum Sie besser früher als später auf den digitalen Meldeschein umsteigen sollten.



1. Digitalisierung der Customer Journey

Ihre Gäste verdienen einen einwandfreien Service und eine reibungslose Kommunikation während ihrer Guest Journey. Schneller Kontakt, Informationsfluss in Echtzeit und selbständige Betreuung sind die Punkte, die eine digitale Guest Journey so attraktiv für Ihre Gäste machen. Mit dem digitalen Reisebegleiter von CODE2ORDER, ist Ihr Gast jederzeit über sein Smartphone mit Ihnen in Verbindung. Eine effektive Guest Journey beginnt bereits vor der Anreise. Der digitale Meldeschein und der damit verbundene Online Check-In sind die ersten Phasen. Laufen diese schnell, automatisiert und reibungslos ab, erhöhen Sie die Vorfreude des Gastes auf den Aufenthalt in Ihrem Hotel und steigern die Gästebindung.

Gestalten Sie mit dem digitalen Reisebegleiter von CODE2ORDER eine perfekte Hotelerfahrung und begleiten Sie Ihre Gäste während der gesamten Guest Journey.

 

2. Zettelwirtschaft umgehen

Bisher werden jährlich etwa 150 Millionen Meldescheine in papierform ausgefüllt und gelagert. Das sind Tonnen von Papier, die nach einem Jahr gesetzlich vorgegebener Aufbewahrungspflicht, einfach vernichtet werden. Abgesehen davon, dass die Meldescheine somit eine unnötige Umwelt - und Klimabelastung darstellen, die einfach vermieden werden kann, verwandeln sich die vielen Zettel schnell in ein unübersichtliches Durcheinander.

Die Meldescheine auf Papier sind schwer zu sortieren und es ist fast unmöglich den Überblick über sie zu behalten. Wenn benötigt, zum Beispiel bei einem Behördenbesuch, ist es ein enormer Aufwand, den richtigen Meldeschein zu finden. Der digitale Meldeschein löst alle diese Probleme. Sie sparen Papier, Schreibarbeit und Lagerung. Die digitalen Meldescheine werden mit CODE2ORDER automatisch als PDF gespeichert und sind schnell auffindbar.

 

3. Arbeitszeit einsparen

Die herkömmlichen Meldescheine müssen aufwendig bearbeitet und sortiert werden. Mit dem digitalen Meldeschein werden Ihre Mitarbeiter entlastet und haben Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, wie der persönlichen Gästebetreuung.

Da mit der CODE2ORDER Lösung Ihre Gäste bereits vor der Anreise den digitalen Meldeschein rechtskonform, mit der starken Kundenauthentifizierung (SAC) ausfüllen können, werden lange Warteschlangen an der Rezeption vermieden. Falls der Gast den Meldeschein nicht vor der Anreise ausfüllt, kann er das auch im Hotel, selbständig und rechtskonform über ein Tablet machen. Auch hier wird die Wartezeit, bis die Rezeption frei wird, vermieden. Ihre Gäste kommen entspannter und gut gelaunt in Ihrem Hotel an und genießen den Hotelaufenthalt.

 

4. Kosten einsparen

Nicht nur die Arbeitszeit wird eingespart, sondern auch die Kosten, die jährlich auf Sie zukommen. Mit dem digitalen Meldeschein sinken die Kosten für die Lagerung und die  Entsorgung der Meldescheine. Auch, dass weniger Mitarbeiter am Check-In präsent sein müssen, senkt Ihre Kosten. Laut ahgz betragen diese etwa 100 Millionen Euro pro Jahr.

Dieser Betrag gilt natürlich für die gesamte deutsche Hotellerie, doch auch in Ihrem Hotel wird der Einsatz des digitalen Meldescheins zu enormen Ersparnissen führen.

 

5. Schlanke, automatisierte Prozesse

Die digitalen Meldescheine werden von CODE2ORDER automatisch im PDF Format gespeichert. Dabei werden alle relevanten Gästedaten in die Hotelsoftware übernommen und können bequem eingelesen werden. Die Übermittlung der Daten an andere Institutionen, zum Beispiel für die Berechnung der Bettensteuer,  wird vereinfacht und automatisiert. Auch die Vernichtung der Meldezettel fällt weg. Das Eingangsdatum stellt automatisch das Löschdatum nach genau 12 Monaten ein. Der Prozess läuft automatisiert ab und braucht keine manuelle Eingriffe von Ihren Mitarbeitern.


Der digitale Meldeschein bringt enorme Vorteile und erleichtert den Alltag in Ihrem Hotel, nicht nur für Ihr Team, sondern auch für Ihre Gäste.

Erfahren Sie hier, wie genau der digitale Meldeschein von CODE2ORDER funktioniert, und wie Ihre Gäste ihn selbstständig, über das eigene Endgerät ausfüllen können.